Privacybeleid KSV Bornem
I. Algemene gegevens
In dit privacy beleid worden de maatregelen vermeld die genomen worden om uw privacy te
beschermen. De bescherming van de persoonlijke levenssfeer van spelers, trainers, medewerkers,
bezoekers is voor ons heel belangrijk en dragen wij hoog in het vaandel.
Daarom willen wij, aan de hand van dit privacy beleid u zo goed mogelijk informeren, op de hoogte
brengen welke gegevens bij uw bezoek van onze website en bij het invullen van het contactformulier
verzameld en/of bewaard worden, de redenen meedelen waarom we dit doen en over welke
controlemogelijkheden u beschikt.
De club vindt het belangrijk de door de wetgever gehanteerde termen goed en in verstaanbare taal uit
te leggen, daarom worden in dit privacy beleid verschillende termen extra uitgelegd.
a. Verwerkingsverantwoordelijke
Wat/wie is de verwerkingsverantwoordelijke?
De verwerkingsverantwoordelijke is de persoon die instaat voor het invullen en bijhouden van
formulieren waarop gegevens staan die het mogelijk maken om u als persoon te identificeren.
Hierbij is het uitermate belangrijk dat wij, als verwerkingsverantwoordelijke steeds bereikbaar zijn
voor eventuele vragen en opmerkingen betreffende het privacy beleid, onze gegevens kan u hier
terugvinden:
KSV Bornem vzw
Breevendreef 56B, 2880 Bornem
BTW BE0413.485.264
dpo@ksvbornem.be
b. Akkoord en aanpassing
Door gebruik te maken van onze website, de toepassingen en het invullen van het contactformulier
wordt u gevraagd om akkoord te gaan met de bepalingen en maatregelen in dit privacy beleid.
KSV Bornem behoudt zich het recht voor haar privacy beleid te allen tijde aan te passen, mits zij de
gebruikers hiervan op de hoogte stelt via de website of e-mail. Na publicatie worden de wijzigingen
automatisch van kracht.
c. Toepasselijk recht
De verwerking van de persoonsgegevens binnen KSV Bornem is aan de Europese verordening
2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 beftreffende de bescherming van
natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrij
verkeer van die gegevens onderworpen.
II. Verzameling van persoonsgegevens
a. Definitie persoonsgegevens
Onder de noemer persoonsgegevens dienen alle gegevens of informatie (vb. naam, telefoonnummer,
emailadres, geboortedatum, …) te worden verstaan die betrekking hebben op een persoon, waardoor
deze identificeerbaar wordt. Door de ruime formulering zijn heel veel gegevens als persoonsgegevens
te beschouwen.
b. Op welke manier worden deze persoonsgegevens verzameld.
- De gegevens worden door de betrokkene zelf meegedeeld.
Persoonlijke identificatiegegevens zoals naam, adres, email, telefoonnummer, rijksregisternummer,
vorige clubs en trainers, bankrekening...zijn noodzakelijk voor het gebruik van onze administratie
intern en met de KBVB (het gebruik van het contactformulier, het gebruik van onderdelen van de
website waarvoor registratie nodig is, het bepalen van de opdracht …) en dienen door uzelf aan ons
meegedeeld te worden.
Gegevens van partners, leveranciers, klanten en in uitbreiding iedereen waarvan KSV Bornem
gegevens ontvangen heeft in een overeenkomst of een andere verbintenis, worden niet gedeeld met
derden, tenzij de (rechts)persoon hierom verzoekt of zijn uitdrukkelijke toestemming geeft.
De door u verstrekte gegevens worden geacht correct en volledig te zijn. Bij het meedelen van
onjuiste gegevens houden wij ons het recht om u, als lid of medewerker de toegang tot onze club en
haar toepassingen te ontzeggen.
Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen
van de aangesloten verenigingen/clubs of federaties of informatie die publiekelijk beschikbaar is via
internet, pers en/of andere kanalen.
Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van
geautomatiseerde besluitvorming of profilering.
- De gegevens die automatisch worden verzameld.
Van bezoekers aan onze clubwebsite worden automatisch gegevens opgeslagen in logbestanden.
Deze serverlogbestanden kunnen de volgende informatie bevatten: de datum en het tijdstip van het
bezoek, het IP-adres van de bezoeker, het type browser dat de bezoeker gebruikt, de browsertaal en
de schermgrootte van de browser, en een of meer cookies waaraan de browser kan worden herkend.
Deze informatie wordt niet in verband gebracht met persoonsgegevens die elders worden ingezameld
en wordt alleen gebruikt om statistieken van het bezoek aan de website vast te leggen. Deze
statistieken zijn bedoeld voor het evalueren en verbeteren van de clubwebsite.
Bezoekers aan onze clubwebsite hebben eveneens de mogelijkheid om zich te registreren. Bij het
aanmelden worden enkele persoonsgegevens in een browsersessie opgeslagen. Dit zijn tijdelijke
sessies die als doel hebben je te blijven herkennen tijdens je websitebezoek en onder andere
noodzakelijk om te kunnen deelnemen aan pronostiek en dergelijke waarvoor jouw login noodzakelijk
is.
c. Geen verwerking van gevoelige persoonsgegevens
Zoals de wet voorschrijft, worden er geen gevoelige gegevens zoals de raciale of etnische afkomst, de
politieke opvattingen, de godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging, seksuele voorkeuren,
gezondheid en het lidmaatschap van een vakvereniging door ons verwerkt.
III. Doeleinden van verwerking
a. Definitie
Onder de verwerking van persoonsgegevens die door ons verzameld worden, verstaan wij elke
verwerking die betrekking heeft op het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren,
wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden, ter beschikking stellen, samenbrengen,
combineren, archiveren, wissen en vernietigen.
b. Doeleinden
Je persoonsgegevens worden door KSV Bornem verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en
rechtsgronden:
- Het voeren van ledenadministratie en dienstverlening aan leden
- Het doorgeven van noodzakelijke informatie aan de KBVB ten behoeve van de verplichtte administratie
- Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen
- Het doorgeven van noodzakelijke informatie aan de verzekeringen voor het verzekeren van
spelers, trainers, medewerkers en leden tegen Lichamelijke Ongevallen en Burgerlijke Aansprakelijkheid
- Het kunnen deelnemen aan trainingen en wedstrijden (uitvoering overeenkomst KBVB, e-KickOff, wedstrijdbladen.be, …)
- Het bijhouden van wedstrijdgegevens en spelersstatistieken
- Het detecteren en opvolgen van talenten
- Het uitvoeren van marktonderzoek en statistieken i.f.v. ons toekomstig clubbeleid
- Het bekomen van subsidiëring door de overheid/gemeente
- Het aanmaken van een profiel op onze clubwebsite om je extra diensten te kunnen aanbieden
- Het beheren van de clubwebsite, sociale media en voeren van publicatie (clubblad, flyers, …)
met onder andere het publiceren van foto’s en ander beeldmateriaal met als doel bericht- en
verslaggeving, promotie van de club en haar activiteiten
- Voor foto’s, video’s en audiovisueel materiaal die geen sfeerbeelden zijn en die duidelijk de
bedoeling hebben om uw persoon als centrale figuur af te beelden en te promoten, zal uw
toestemming worden gevraagd bij gebruik ervan voor promotiedoeleinden.
c. Kwaliteit en belangenafweging
Als verwerkingsverantwoordelijke waken wij over de kwaliteit en wettelijkheid van de door ons
verzamelde en verwerkte persoonsgegevens. Hierbij nemen wij alle nodige maatregelen om de
gegevens die onnauwkeurig of onvolledig zijn te wissen of te verbeteren.
Bij de verzameling en verwerking van de beschikbare persoonsgegevens houden wij ons voor enkel de
gegevens te verzamelen en te verwerken die dienend zijn voor het bereiken van onze
verwerkingsdoeleinden. Geen overmatige gegevens noch gegevens die “ooit wel” eens van toepassing
zouden kunnen zijn worden door ons verzameld of verwerkt.
IV. Bewaartermijn gegevens
KSV Bornem bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel
waarvoor deze zijn verstrekt, met inachtname van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke
vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel
verschillen.
KSV Bornem verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 5 jaar na einde
lidmaatschap of laatste gebruik van deze gegevens.
Omwille van archiefwaarde wordt je naam, adres, geboortedatum en lidmaatschap gegevens
onbeperkt bewaard. Indien je na de termijn van 5 jaar je bewaring van gegevens wil schrappen, kan
dit door ons eenvoudig op de hoogte te brengen.
Wedstrijdresultaten worden onbeperkt bijgehouden om jaarranglijsten, allertijdenlijsten en
palmaressen te kunnen produceren.
V. Doorgeven van persoonsgegevens
De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is
voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:
- internetomgeving (webhosting, mailhosting)
- nieuwsbrieven en uitnodigingen (mailplatform)
- sportongevallenverzekering (verzekeraar)
- het verzorgen van de (financiële) administratie en sociaal secretariaat
- het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider)
- toepassingen van de KBVB in de Cloud voor o.a. ledenadministratie, beheer wedstrijden…
- …
Wij geven geen persoonsgegevens door aan andere verwerkers (externe dienstverleners) dan diegene
waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben (via contract of aangepaste
gebruiksvoorwaarden).
We maken met deze partijen ook de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te
waarborgen.
Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:
- Verbonden organisaties die deel uitmaken van de sportfederatie (de federatie zelf, de andere
clubs die behoren tot dezelfde federatie, …)
- Subsidiërende overheden
- Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of
meer organisaties zijn uitgewerkt en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld)
- Supportersclub Geel-Rood
Wel dient erop gewezen te worden dat er geen doorgave naar landen buiten EU en VS plaatsvindt.
VI. Bijkomende bescherming minderjarigen
De wettelijke bepalingen schrijven uitdrukkelijk voor dat minderjarigen een bijkomende bescherming
genieten wanneer het gaat over de verwerking van hun persoonsgegevens. Kinderen jonger dan 16
jaar hebben de toelating nodig van een van de ouders of hun voogd.
Bij het invullen van de registratieformulieren kan de leeftijd of geboortedatum worden gevraagd
alvorens u toegang krijgt tot de diensten, kunt inschrijven op de nieuwsbrief…
KSV Bornem zal met de technologie voorhanden inspanningen leveren om te controleren of de
gebruiker wel degelijk over de ouderlijke toestemming beschikt.
VII. Rechten betrokkene
a. Recht op informatie
Volgens de wettelijke bepalingen dient KSV Bornem als verwerkingsverantwoordelijke u duidelijk te
informeren betreffende de verzameling en verwerking van persoonsgegevens.
Dit privacy beleid geldt dan ook als een persoonlijke kennisgeving.
b. Recht op toegang
U heeft het recht om van KSV Bornem, als verwerkingsverantwoordelijke uitsluitsel te verkrijgen over
het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens. Indien uw persoonsgegevens verwerkt zijn kan u
inzage verkrijgen van uw gegevens in onze bestanden met bijkomende informatie over de
verwerkingsdoeleinden, de categorieën van persoonsgegevens, eventuele ontvangers van uw
persoonsgegevens, de bewaartermijn, klachtenprocedure, …
Tevens kan u om een kopie van uw persoonsgegevens verzoeken, zonder bijhorende administratieve
kosten. Let wel, wanneer u verschillende kopieën aanvraagt zal KSV Bornem hiervoor een redelijke
vergoeding aanrekenen.
De procedure om dit recht uit te oefenen kan u raadplegen onder punt g.
c. Recht op verbetering
Als betrokkene heeft u het recht alle onvolledige of onjuiste persoonsgegevens die op uzelf betrekking
hebben te verbeteren.
Onder de noemer “verbeteren” dient te worden verstaan, dat u kosteloos verkeerde gegevens kan
laten aanpassen of zelfs laten verwijderen.
De correctheid en kwaliteit van uw persoonsgegevens is van groot belang voor het bereiken van onze
doeleinden.
De procedure om dit recht uit te oefenen kan u raadplegen onder punt g.
d. Recht op verzet
U beschikt over een dubbel recht van verzet. De wettelijke bepalingen voorzien een algemeen recht
op verzet en een verzet inzake directe marketing.
Als gebruiker/betrokkene heeft u aldus een algemeen recht op verzet.
- Algemeen recht op verzet:
U kan zich verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer de gegevens
overeenkomstig de verwerkingsdoeleinden onvolledig of niet ter zake dienend zijn of wanneer de
gegevens waarvan de registratie, de mededeling of bewaring verboden zijn of wanneer de gegevens
langer dan de opgegeven duurtijd bewaard zijn.
Wanneer uw persoonsgegevens rechtmatig verwerkt worden kan u zich overeenkomstig de wettelijke
bepalingen van de privacywetgeving verzetten tegen deze verwerking wegens zwaarwichtige en
gerechtvaardigde redenen die verband houden met uw bijzondere situatie.
U dient hier wel zwaarwichtige en gerechtvaardigde redenen aan te tonen om verdere verwerking te
voorkomen.
- Recht op verzet inzake direct marketing:
U kan zich kosteloos en zonder enige motivering verzetten tegen een verwerking van uw
persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden.
De procedure om dit recht uit te oefenen kan u raadplegen onder punt g.
e. Recht om vergeten te worden
Zonder onredelijke vertraging kan u, uw persoonsgegevens op eigen naam, laten wissen. Dit op
voorwaarde dat:
- De persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waartoe zij verzameld of
verwerkt zijn;
- U de gegeven toestemming voor specifieke doeleinden intrekt;
- De persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt;
- De persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
De procedure om dit recht uit te oefenen kan u raadplegen onder punt g.
f. Recht om persoonsgegevens te verkrijgen
U heeft het recht om op aanvraag aan een andere club/verwerkingsverantwoordelijke uw
persoonsgegevens die KSV Bornem bezit op te vragen.
Dit kan opgevraagd worden voor persoonlijk gebruik alsook om deze door te geven aan een andere
verwerkingsverantwoordelijke dan KSV Bornem.
Indien het voor ons technisch mogelijk is, kan u ook de elektronische verzending van uw
persoonsgegevens naar een andere club vragen.
De procedure om dit recht uit te oefenen kan u raadplegen onder punt g.
g. Procedure uitoefening rechten
Wanneer u de voormelde rechten wenst uit te oefenen dient u de, al dan niet gemotiveerde, aanvraag
samen met een bewijs van identiteit, meer bepaald een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart
per post of per mail op te sturen naar:
KSV Bornem vzw
Breevendreef 56B, 2880 Bornem
Telefoon: +32 3 889 34 10
dpo@ksvbornem.be
h. Aangifte en bevoegde instantie bij inbreuken
Wanneer u van oordeel bent dat voormelde rechten door ons niet worden gerespecteerd en klacht
wenst neer te leggen, kan u zich richten tot de Privacy Commissie:
Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel: +32 (0)2 274 48 00
Fax: +32 (0)2 274 48 35
commission@privacycommission.be
Laatst gewijzigd te Bornem op 27 juni 2018.
